La boîte mail, lue avant votre arrivée.
Un assistant qui lit chaque mail, classe ce qui peut l’être, rédige les réponses qui suivent un schéma, et vous laisse une courte liste de ce qui a vraiment besoin de vous. Pareil pour les documents qui les accompagnent.
La boîte mail est l’endroit où une entreprise monégasque perd ses matinées. Non pas parce qu’un message est difficile, mais parce que les six mêmes types de messages reviennent chaque jour et que chacun coûte dix minutes.
Ce que l’assistant fait d’un mail
Il le lit et décide de quel type il s’agit : une demande, une demande de devis, une facture, une réclamation, une réservation, un fournisseur, du bruit. Il le classe, l’étiquette et le rattache au bon client. Pour les types que vous avez approuvés, il rédige la réponse dans votre ton, avec les faits tirés de vos documents : le prix de votre grille, le créneau de votre agenda, l’état dans votre outil. Il n’envoie jamais seul, sauf si vous avez décidé qu’il le peut, pour ce type de message, dans des limites que vous fixez.
Ce qu’il fait d’un document
Une facture PDF devient des lignes dans votre outil comptable, vérifiées contre la commande. Un contrat signé devient les champs de votre CRM et un rappel avant son renouvellement. Une série de chiffres devient le rapport hebdomadaire, dans votre modèle, avec les phrases qui expliquent les chiffres. Et dans l’autre sens : un devis, un contrat, un courrier, produits à partir de vos données dans votre format, pour que vous les relisiez et signiez.
Ce qu’il ne doit pas faire seul
Promettre quoi que ce soit. Donner un prix qui n’est pas dans votre grille. Répondre à une réclamation. Envoyer une affirmation juridique ou médicale. Répondre à un message qu’il ne comprend pas. Pour tout cela, il rédige ou s’arrête, et une personne décide. Cette règle est écrite dans le système, pas dans une consigne que quelqu’un pourrait oublier.
Ce que nous faisons pour cela.
Agents boîte mail, en production
À quoi cela ressemble sur une vraie boîte mail, avec les chiffres du premier mois.
Automatisation des documents
Des PDF aux données propres, et des données aux documents finis.
WhatsApp, de la même façon
Les messages qui arrivent sur WhatsApp reçoivent le même traitement, dans les règles de la plateforme.
En trois langues, comme Monaco travaille
Une boîte mail monégasque reçoit du français, de l’anglais et de l’italien, souvent dans la même heure. L’assistant répond dans la langue du message, avec le vocabulaire de votre secteur, et garde votre niveau de formalité : le « Madame, Monsieur » d’un notaire et le « Hi Marc » d’un broker de yachts sont deux systèmes différents, calés sur vos propres réponses passées. Nous les construisons et les faisons tourner depuis la Principauté, avec les données hébergées dans l’UE.
Questions.
Les clients remarqueront-ils que la réponse a été rédigée par une IA ?
Ils lisent une réponse de vous, dans votre ton, que vous avez validée. Le brouillon est calé sur vos réponses passées et corrigé par vous ; après quelques semaines, il est difficile de distinguer les brouillons de vos propres mails.
Cela fonctionne-t-il avec Outlook et Gmail ?
Oui, et avec les boîtes partagées derrière, dans Microsoft 365 et Google Workspace. L’assistant travaille dans votre boîte ; rien n’est transféré ailleurs.
Comment connaît-il nos prix et nos disponibilités ?
Grâce aux documents et outils auxquels vous lui donnez un accès en lecture : votre grille tarifaire, votre agenda, votre CRM. Il indique d’où vient chaque fait, pour que vous puissiez vérifier en une seconde.
Et les mails confidentiels ?
Vous décidez quelles boîtes et quels dossiers sont dans le périmètre. Ce qui est en dehors n’est jamais lu. À l’intérieur, les données restent dans votre environnement et ne servent à entraîner aucun modèle.
Combien de temps pour la première version ?
Deux semaines pour un prototype sur un échantillon de vos vrais mails, après un quick-check gratuit. Vous voyez les brouillons qu’il produit avant de décider de la construction.
À lire aussi.
L’IA pour l’administration et le back-office à Monaco
Une grande partie du back-office d’une entreprise monégasque consiste à déplacer la même information d’un endroit à un autre : un mail dans un tableur, un PDF dans l’outil comptable, une date dans trois agendas. C’est la partie que l’IA fait bien, et celle que personne n’aime.
Agents IA à Monaco
Un agent est un logiciel qui peut lire, décider de la suite dans les règles que vous fixez, utiliser vos outils pour le faire, et demander à une personne quand il le faut. Sur ce site nous disons plutôt assistant ou automatisation, parce que c’est ainsi que votre équipe le traitera.
Agents boîte mail
Demandes lues, triées et répondues dans la langue du client avant que l’équipe n’arrive ; factures rapprochées, le reste classé, les rares décisions signalées avec un brouillon prêt. Cliniques, agences, hôtels. Environ six heures par semaine récupérées.
Commencez par un appel de 30 minutes. Gardez ce qu’il révèle.
Vous nous dites où partent les heures. Nous vous disons quelles deux ou trois tâches automatiser en premier, dans une courte note écrite. Gratuit, en français ou en anglais.