La boîte mail, traitée avant que l’équipe n’arrive.
Une boîte partagée reçoit quelques centaines de messages par semaine : demandes de rendez-vous, factures fournisseurs, demandes de chambres, candidats, newsletters. Un agent lit désormais chacun, répond à ce qu’il peut dans la langue du client, classe le reste et signale la poignée qui demande une personne.
cliniques · agences · hôtels · cabinets comptables · environ six heures par semaine récupérées
La tâche, avant.
Quelqu’un ouvrait la boîte à 8h30 et y passait les deux premières heures de la journée. Chaque jour.
Les mêmes questions arrivaient en français, en anglais et en italien et recevaient une réponse une à une. Les factures étaient transférées à la comptabilité à la main et parfois payées deux fois. Les demandes de rendez-vous attendaient que quelqu’un ait le temps de regarder l’agenda, et quelques-unes par semaine se perdaient dans la pile.
Personne ne voulait d’un nouvel outil. L’équipe aimait sa boîte mail ; elle voulait juste récupérer sa matinée.
Ce que l’agent fait maintenant.
Lit tout ce qui est arrivé pendant la nuit
Chaque message est classé : demande, réservation, facture, candidat, newsletter, réclamation, inconnu. Les newsletters sont archivées ; les factures sont rapprochées du système comptable.
Répond à ce qu’il est autorisé à répondre
Disponibilités, horaires, accès, prix de la liste approuvée, confirmations de rendez-vous : réponse dans la langue de l’expéditeur, à partir de vos modèles, avec un rendez-vous placé dans l’agenda si demandé.
Rédige ce dont il n’est pas sûr
Les demandes inhabituelles reçoivent un brouillon, laissé dans les brouillons avec les faits rassemblés : qui est l’expéditeur, ce qu’il a acheté avant, ce que dit l’agenda. Une personne approuve ou modifie.
Signale les quelques cas qui demandent une personne
Réclamations, tout sujet juridique, tout ce qui touche à l’argent au-delà de la liste approuvée, une demande de presse. Pas de réponse : ils remontent en haut avec un résumé d’une ligne.
L’équipe arrive devant une boîte triée
Deux ou trois sujets à trancher, des brouillons à approuver en un clic, et une ligne en bas : combien de messages traités et combien de minutes une personne aurait passées.
Ce qui a changé.
La matinée est de retour. Dans nos réalisations, une petite équipe récupère en général six heures ou plus par semaine sur la seule boîte mail, et les clients reçoivent une réponse en quelques minutes au lieu du lendemain matin, dans leur langue.
Rien n’a changé dans la façon de travailler de l’équipe. Même boîte, même agenda, mêmes modèles. L’agent a simplement fait les deux premières heures.
ce que vous obtenez
- Une boîte triée avant votre arrivéeClassée, rangée, répondue là où c’est permis, avec les exceptions en haut.
- Des réponses dans la langue du clientÀ partir de vos modèles, dans votre ton, avec les faits vérifiés dans vos systèmes.
- Un compte des minutes gagnéesChaque message traité porte le temps qu’une personne aurait passé. Vous voyez le total chaque mois.
ce que cela demande
- L’accès à la boîte partagéeEn lecture seule la première semaine. Nous élargissons pas à pas, avec vous.
- Vos modèles et vos réponses approuvéesCe que vous dites sur les prix, les disponibilités, les annulations. L’agent n’invente jamais une règle.
- Quinze minutes par jour pendant deux semainesDe la personne qui gère la boîte aujourd’hui, pour corriger l’agent. Ses corrections deviennent ses règles.
Les règles qu’il respecte.
En lecture seule d’abord
Chaque agent commence par observer et rédiger. Il n’envoie, ne réserve ou ne classe seul que lorsque vous l’avez vu juste, étape par étape.
Vos données restent les vôtres
Les agents tournent dans vos propres comptes et outils. Quand un modèle est nécessaire, nous utilisons par défaut des options hébergées dans l’UE, et rien ne sert à entraîner le modèle de qui que ce soit.
Une personne pour les exceptions
Tout ce dont l’agent n’est pas sûr va à une personne nommée, avec les faits déjà rassemblés. Vous décidez ce qu’il peut faire seul, et quand.
Réalisations liées
Agents IA pour l’administratif
Des agents IA qui lisent la boîte mail, répondent au téléphone, remplissent les documents et rédigent le rapport hebdomadaire, dans Microsoft 365, Google Workspace et vos outils actuels. Une personne gère les exceptions. Dès six heures par semaine récupérées.
Agents vocaux qui réservent
Appels pris 24h/24 en plusieurs langues, rendez-vous placés directement dans l’agenda, messages vocaux transcrits en tâches, une personne qui intervient quand cela compte. Construit pour un groupe de cliniques.
Des documents qui se remplissent seuls
Contrats, dossiers clients, devis et rapports rédigés à partir de vos modèles et de vos données, vérifiés selon vos règles, passés à une personne pour signature. Trois semaines du premier appel au premier document.
On nous demande souvent.
Lui arrive-t-il d’envoyer quelque chose de faux à un client ?
Les premières semaines, impossible : il ne fait que rédiger. Quand il répond seul, c’est uniquement pour les catégories où vous l’avez vu juste, à partir de vos modèles, et chaque message est consigné. Si quelque chose passe, vous repassez cette catégorie en brouillon en une minute.
Avec quels systèmes de messagerie fonctionne-t-il ?
Microsoft 365 et Google Workspace, qui couvrent presque tout le monde. Boîtes partagées, alias et plusieurs boîtes à la fois conviennent.
Et les pièces jointes, les factures ?
Il les lit. Les factures sont rapprochées de votre système comptable et soit transmises pour approbation, soit signalées comme déjà payées ou inconnues ; c’est là que s’arrêtent les doubles paiements.
Une tâche comme celle-ci ?
Trente minutes suffisent pour savoir si cela serait rentable pour vous. Nous vous le dirons dans les deux cas, par écrit.