Chaque appel pris. Personne en attente.
Un groupe de cliniques reçoit des centaines d’appels par mois, beaucoup hors des heures d’ouverture et beaucoup dans une langue que la réception ne parle pas. Un agent vocal répond désormais à chacun, place les rendez-vous directement dans l’agenda, et passe les appels délicats à une personne.
groupe de cliniques · 412 appels par mois · réservés directement dans l’agenda
La tâche, avant.
La moitié des appels arrivaient quand l’accueil s’occupait du patient en face. Un tiers arrivaient après 18 h.
La messagerie se remplissait et était écoutée le lendemain matin, quand elle l’était. Les patients qui appelaient deux fois sans réponse réservaient ailleurs. Les réceptionnistes passaient la journée entre le téléphone et la personne au comptoir, et ne servaient bien ni l’un ni l’autre.
Ce que l’agent fait maintenant.
Répond, dans la langue de l’appelant
Français, anglais, italien, d’autres si nécessaire. Il dit qu’il est l’assistant de la clinique et demande comment il peut aider. Il ne se fait pas passer pour une personne.
Réserve, déplace ou annule des rendez-vous
Il voit le vrai agenda, propose de vrais créneaux, confirme par SMS. Les nouveaux patients répondent aux quelques questions de votre formulaire d’accueil.
Passe la main quand il le faut
Une douleur, une urgence, un appelant contrarié, une question sur un diagnostic : l’agent s’arrête, annonce qu’une personne rappellera dans un délai donné, et crée la tâche avec la transcription. Les urgences sont orientées, pas mises de côté.
Prend le message et en fait une tâche
Chaque message vocal est transcrit, résumé et classé comme rappel dans la file du matin, avec le numéro et le motif.
Ce qui a changé.
Chaque appel est pris, et l’accueil est plus calme. Les réservations courantes n’interrompent plus le patient au comptoir. Les rappels sont une liste, pas une messagerie. Ceux qui appellent à 21 h ont un rendez-vous à 21 h 02.
Les réceptionnistes n’ont pas perdu leur travail ; elles l’ont retrouvé. Les appels qu’elles prennent désormais sont ceux qui ont besoin d’elles.
ce que vous obtenez
- Un téléphone toujours décrochéDans les langues de vos clients, avec vos horaires, vos prestations et votre agenda.
- Des rendez-vous dans le vrai agendaRéservés, déplacés et annulés directement dans le système que vous utilisez déjà, confirmés par SMS.
- Une liste de rappels, pas une messagerieChaque appel transmis avec sa transcription, son motif et son numéro, par ordre d’urgence.
ce que cela demande
- Votre numéro, ou un nouveauNous pouvons reprendre la ligne existante ou commencer par un numéro de débordement et hors horaires.
- L’accès à l’agenda ou au système de réservationLa plupart des logiciels métier et de réservation conviennent ; nous vérifions le vôtre au quick-check.
- Une liste de ce qu’il ne doit jamais traiterQuestions médicales, urgences, réclamations. Vous fixez la règle ; l’agent passe la main à chaque fois.
Les règles qu’il respecte.
En lecture seule d’abord
Chaque agent commence par observer et rédiger. Il n’envoie, ne réserve ou ne classe seul que lorsque vous l’avez vu juste, étape par étape.
Vos données restent les vôtres
Les agents tournent dans vos propres comptes et outils. Quand un modèle est nécessaire, nous utilisons par défaut des options hébergées dans l’UE, et rien ne sert à entraîner le modèle de qui que ce soit.
Une personne pour les exceptions
Tout ce dont l’agent n’est pas sûr va à une personne nommée, avec les faits déjà rassemblés. Vous décidez ce qu’il peut faire seul, et quand.
Réalisations liées
Agents IA pour l’administratif
Des agents IA qui lisent la boîte mail, répondent au téléphone, remplissent les documents et rédigent le rapport hebdomadaire, dans Microsoft 365, Google Workspace et vos outils actuels. Une personne gère les exceptions. Dès six heures par semaine récupérées.
Agents boîte mail
Demandes lues, triées et répondues dans la langue du client avant que l’équipe n’arrive ; factures rapprochées, le reste classé, les rares décisions signalées avec un brouillon prêt. Cliniques, agences, hôtels. Environ six heures par semaine récupérées.
Cliniques & santé
Agents IA pour cliniques, cabinets dentaires et médicaux : téléphone décroché et rendez-vous pris 24h/24 en plusieurs langues, rappels et accueil gérés, règles strictes de passage à une personne pour tout sujet médical.
On nous demande souvent.
Les appelants savent-ils que c’est une IA ?
Oui. Il se présente comme l’assistant, et le redit si on lui demande. Les gens ne s’en formalisent pas tant qu’ils obtiennent ce pour quoi ils appelaient, ce qui est le cas.
Que se passe-t-il en cas d’urgence ?
L’agent reconnaît les signes, donne le numéro d’urgence ou transfère immédiatement vers la ligne d’astreinte, et n’essaie pas de réserver quoi que ce soit. Cette règle est testée avant le lancement et ne peut pas être désactivée.
Est-ce seulement pour les cliniques ?
Non. Hôtels, agences, courtiers, entreprises du bâtiment et toute activité qui réserve par téléphone. Le groupe de cliniques est venu en premier parce que la douleur y était la plus forte.
Une tâche comme celle-ci ?
Trente minutes suffisent pour savoir si cela serait rentable pour vous. Nous vous le dirons dans les deux cas, par écrit.