Le processus, qui tourne tout seul.
Une réservation qui crée la fiche d’intervention, commande les fournitures, planifie l’équipe et confirme au client. Une livraison qui met à jour le stock, la facture et la commande suivante. La chaîne, sans les coups de téléphone entre les maillons.
Un processus vaut la peine d’être automatisé quand il a lieu chaque semaine, implique plus d’un outil ou d’une personne, et échoue surtout sur la coordination plutôt que sur la compétence. C’est la description de l’essentiel du travail d’une équipe d’opérations à Monaco.
Quatre processus que nous voyons partout
Réservations et planning. La demande devient le créneau, la confirmation, le rappel, la fiche d’intervention et l’entrée d’agenda de la bonne personne, avec les conflits détectés. Commandes fournisseurs. Un stock sous le seuil, ou une intervention réservée, déclenche la commande au format du fournisseur, suit la confirmation et signale le retard. Passages de relais. Quand une équipe termine, la suivante reçoit le brief, les photos, la check-list et l’échéance, sans groupe WhatsApp. Contrôles et reporting. La check-list du jour, le journal des incidents, les chiffres de la semaine, collectés là où ils sont et rédigés avant la réunion du lundi.
Comment nous choisissons le premier
Nous interrogeons les personnes qui font le travail, pas seulement le responsable. Le questionnaire d’audit prend sept minutes par salarié et nous dit quel processus se répète le plus, où ils attendent, et quel passage de relais casse. La première automatisation est celle qui a le plus d’heures derrière elle et les règles les plus claires, pour que l’équipe voie le résultat en quelques semaines et fasse confiance à l’étape suivante.
Construite dans vos outils, avec une personne dans la boucle
Outils de planning, agendas Google ou Microsoft, WhatsApp, votre ERP ou système de réservation, tableurs, email : l’automatisation relie ce que vous avez. À chaque étape où une décision compte, elle demande. À chaque étape où elle ne compte pas, elle agit et journalise. Vous pouvez voir le journal, changer une règle ou l’arrêter, depuis votre téléphone.
Ce que nous faisons pour cela.
Logiciel sur mesure
Quand le processus a besoin de son propre petit outil, nous le construisons, et il est à vous.
Reporting automatisé
Les chiffres de la semaine, collectés et rédigés avant la réunion.
L’audit, en sept minutes par personne
Comment nous trouvons le processus à automatiser en premier, en interrogeant ceux qui le font tourner.
Les opérations sur deux kilomètres carrés
Les opérations à Monaco ont une forme particulière : distances courtes, plannings serrés, clients exigeants, salariés qui viennent de France et d’Italie et partent à heure fixe. La coordination par téléphone fonctionne jusqu’au jour où elle ne fonctionne plus. Une automatisation qui confirme, rappelle, recommande et passe le relais à l’heure fait la différence entre une équipe de neuf qui tient et une qui grandit.
Questions.
Notre processus n’est pas écrit. Est-ce un problème ?
Non, c’est le cas habituel. Les échanges d’audit et le questionnaire l’écrivent pour la première fois ; ce document seul vaut souvent l’exercice.
Et si une étape demande un jugement humain ?
L’automatisation s’arrête là, rassemble ce dont la personne a besoin, et demande. La plupart des processus ont deux ou trois étapes de ce type ; tout ce qui est entre elles tourne seul.
Remplace-t-elle notre outil de planning ?
Non. Elle travaille dedans. Si votre outil ne peut pas faire quelque chose dont le processus a besoin, nous construisons la pièce manquante comme un petit outil qui vous appartient.
Comment savoir si cela fonctionne ?
Le journal, et le décompte mensuel : processus exécutés, étapes automatisées, relais passés à l’heure, heures rendues. Nous les rapportons à partir du système lui-même.
Par où commencer ?
Un quick-check gratuit de 30 minutes, puis le questionnaire de sept minutes pour votre équipe si l’entreprise en a plusieurs. La note vous dit quel processus en premier et ce que cela demanderait.
À lire aussi.
L’IA pour l’administration et le back-office à Monaco
Une grande partie du back-office d’une entreprise monégasque consiste à déplacer la même information d’un endroit à un autre : un mail dans un tableur, un PDF dans l’outil comptable, une date dans trois agendas. C’est la partie que l’IA fait bien, et celle que personne n’aime.
L’audit IA en sept minutes par salarié
Un dirigeant sait où l’entreprise perd de l’argent. Les salariés savent où elle perd des heures, et ce ne sont pas les mêmes endroits. Notre audit les interroge, sept minutes chacun, et additionne.
Logiciel construit autour de vos données
Quand aucun outil du marché ne fait le travail, nous le construisons : outils de vérification, recherche et assistants internes, portails clients, automatisation autour de vos propres données. Prototype fonctionnel en deux semaines, puis construit, exploité et maintenu. Trace est né ainsi.
Commencez par un appel de 30 minutes. Gardez ce qu’il révèle.
Vous nous dites où partent les heures. Nous vous disons quelles deux ou trois tâches automatiser en premier, dans une courte note écrite. Gratuit, en français ou en anglais.