Préparer ses documents pour un assistant IA
Un assistant répond à partir de vos documents, donc les documents décident de la qualité. Les cinq choses à corriger avant un projet : une grille, une FAQ, un ton, des versions datées, et un endroit où vit la vérité. Un après-midi de travail qui double le résultat.
L’assistant ne connaît pas vos prix ; il les lit. S’il existe trois grilles, il trouvera la mauvaise. Voici l’après-midi de rangement qui fait la différence entre un système auquel on fait confiance et un système que l’on corrige.
Une grille, un endroit
La plupart des entreprises ont les prix actuels dans la tête de quelqu’un, ceux de l’an dernier dans un PDF, et un tarif spécial dans un fil de mails. Mettez les actuels dans un seul document, daté, dans le dossier que l’assistant lira, et supprimez ou archivez le reste. L’assistant citera ce document dans chaque brouillon, donc vous saurez quand il est périmé.
Les questions auxquelles vous répondez chaque semaine
Écrivez-les avec la réponse que vous donnez vraiment : horaires, prise de rendez-vous, pièces à apporter, ce qui est inclus, combien de temps cela prend, comment payer. Vingt questions suffisent en général. C’est la FAQ à partir de laquelle l’assistant répond ; c’est aussi, souvent, la première fois que l’entreprise se met d’accord sur les réponses.
Dix réponses dont vous êtes fier
L’assistant apprend votre ton à partir de vos propres réponses passées. Choisissez-en dix bonnes, dans chaque langue que vous utilisez, dont un refus poli et une réponse à une réclamation. Le « Madame, Monsieur » d’un notaire et le « Hi Marc » d’un broker sont deux systèmes différents, et c’est ici que la différence se fixe.
Ce qu’il ne doit jamais dire
Une courte liste : pas de prix hors grille, pas de promesse sur les dates, pas d’affirmation médicale ou juridique, pas de réponse à une réclamation sans une personne. Elles deviennent les règles écrites du système. Les écrire prend dix minutes et évite l’incident dont tout le monde se souvient.
Un dossier, pas un projet
Un dossier partagé, au nom de l’assistant, avec la grille, la FAQ, les dix réponses, les règles et les modèles. C’est toute la préparation dont un premier projet a besoin. Nous vous aidons à le constituer pendant les semaines de prototype ; la plupart des entreprises le terminent en un après-midi.
Deux questions.
Nos documents sont en désordre. Est-ce bloquant ?
Non, c’est normal. Les semaines de prototype incluent le rangement, et les citations de l’assistant vous montrent quel document est faux.
Dans quelles langues les documents doivent-ils être ?
Une seule suffit ; l’assistant répond dans la langue du client à partir d’elle. Gardez les dix réponses exemples dans chaque langue que vous utilisez pour que le ton soit juste.
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